Télétravail en Europe : quelles déductions fiscales s’appliquent dans les différents pays ?

De nombreux pays disposent de réglementations fiscales prévoyant des allègements qui profitent aux télétravailleurs. Découvrez comment vous pouvez en bénéficier, où et sous quelles conditions.

Plusieurs pays ont mis en place des réglementations fiscales avantageuses pour les travailleurs à distance. De plus, l’explosion du télétravail a contribué à augmenter les réductions d’impôts pour les personnes travaillant à domicile. Découvrez comment vous pouvez bénéficier de ces avantages, quelles conditions s’appliquent dans quels pays et gardez ainsi le contrôle de vos finances.

Qu’il s’agisse de siestes spontanées, de réunions en pantalon de survêtement ou d’un trajet de 30 secondes entre votre lit et votre bureau, le télétravail présente des avantages indéniables. Depuis la démocratisation du travail à distance, nous sommes nombreux à avoir personnellement expérimenté le travail en dehors des murs de l’entreprise. Pour s’adapter à cette nouvelle forme d’organisation, de nombreux gouvernements ont réagi en ajustant les réglementations fiscales pour les personnes travaillant à domicile. Après tout, de nombreux régulateurs ont convenu que la charge financière supplémentaire ne devait pas peser uniquement sur les employés individuels. Pour en savoir plus, nous avons effectué des recherches et découvert des différences marquées entre plusieurs pays. Jetons un coup d’œil aux réglementations fiscales en vigueur en Europe et voyons si vous avez la possibilité d’économiser davantage lorsque la période des impôts reviendra. 

Nous avons examiné onze pays européens différents : les Pays-Bas, l’Allemagne, l’Espagne, l’Italie, l’Autriche, l’Irlande, la Belgique, le Portugal, la Grèce, la Pologne et la France. Il en ressort qu’il existe des différences significatives selon l’endroit où vous déclarez vos impôts. Vous vous demandez peut-être quel pays offre le plus à ses travailleurs à distance ? Voici un indice : c’est un pays voisin de l’Allemagne, des Pays-Bas, du Luxembourg et de la France. Il est également célèbre pour un certain légume qui porte le nom de sa capitale et se termine par « sprouts ». Nous reviendrons plus tard sur ce pays. Pour l’instant, concentrons-nous sur les États de l’UE dans lesquels les allègements fiscaux dont bénéficient les travailleurs à distance n’ont pas encore été mis en place.

Dans quatre des onze pays, les réglementations relatives aux montants forfaitaires n’existent pas encore ou doivent être négociées directement avec votre employeur. En Espagne, les entreprises sont encouragées à prendre volontairement en charge l’indemnisation des employés, mais il n’existe actuellement aucune réglementation spécifique en matière de remboursement d’impôt. Néanmoins, les employeurs sont légalement tenus de fournir — ou de couvrir tous les coûts relatifs à — tous les équipements et outils nécessaires aux travailleurs à distance pour accomplir leur travail avec succès.

En Italie, trois possibilités s’offrent aux employeurs pour soutenir volontairement leurs travailleurs :

1. les achats directs d’équipements nécessaires, tels que le matériel informatique ou le matériel de bureau général ;

2. les contributions aux frais encourus pendant le télétravail, convenues de manière individuelle ;

3. le remboursement des frais professionnels nécessaires (frais de déplacement, logement, repas, etc.) ;

Les employeurs peuvent ajouter les sections correspondantes aux contrats de leurs employés ou les modifier en conséquence.

Le Portugal ne prévoit pas encore de réglementation juridiquement contraignante. Il existe néanmoins des possibilités pour les employeurs de dédommager leurs employés pour certaines dépenses qui résultent directement du télétravail. En l’absence de cadre juridique, cette possibilité reste toutefois fondée sur des accords individuels entre les employés et leurs employeurs.

En tout état de cause, les employeurs doivent mettre par écrit tous les accords individuels de ce type, idéalement signés par toutes les personnes concernées.

Pendant ce temps, d’autres pays, comme la Pologne, poursuivent le processus de publication de lois similaires. Suite à l’adoption d’une loi le 1ᵉʳ décembre 2022, le Code du travail polonais a été mis à jour pour inclure des mesures concernant le télétravail. Depuis lors, le travail peut être réalisé totalement ou partiellement depuis un emplacement choisi par l’employé et approuvé par l’employeur. L’employeur doit également fournir au salarié qui travaille à distance tout le matériel et les outils nécessaires, y compris les équipements techniques, et prendre en charge les frais associés à l’installation et à l’entretien, ainsi que les coûts des services d’électricité et de télécommunication requis pour le travail à distance.

La réglementation la plus favorable aux travailleurs a été mise en place en Belgique. Ici, le montant maximal disponible s’élève à un forfait mensuel fixe de 148,73 €. Les seules conditions : le travail à distance doit se réaliser au domicile privé de l’employé. Il doit par ailleurs être structurel et régulier, c’est-à-dire représenter, au minimum, l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine travaillé depuis le domicile.

Pour rendre les choses encore plus faciles, les employés sont autorisés à planifier leur temps en fonction de leurs besoins individuels. Vous pouvez, par exemple, travailler une semaine complète à domicile, puis vous rendre au bureau le reste du mois. Vous pouvez également répartir votre temps et ne travailler que deux heures par jour ouvrable à domicile chaque semaine du mois. Si tout s’additionne sur une base mensuelle, un total impressionnant de 1 784,76 € par an peut être ajouté à votre salaire normal, sans aucune imposition.

Les travailleurs allemands seront heureux d’apprendre qu’ils ont droit à la deuxième déduction la plus élevée. À 6 € par jour, le forfait journalier pour le bureau à domicile est en fait le deuxième plus important de l’analyse, mais le gouvernement allemand a fixé un plafond de 210 jours ou 1 260 € par an. En Allemagne, le forfait  journalier pour le bureau à domicile s’élève ainsi à 6 € par jour, avec un plafond de 210 jours soit 1 260 € par an. Le processus présente également une différence notable. Les contribuables allemands doivent récupérer leur argent dans leur déclaration d’impôts à la fin de l’année fiscale, au lieu de le recevoir en plus de leur salaire normal directement de leur employeur.

 Sur le plan technique, la législation allemande fait une distinction entre le « travail mobile » et le véritable « travail à domicile ». Même si les deux impliquent que vous ne travaillez pas dans les locaux de votre employeur, il existe des différences importantes : le « travail mobile » signifie simplement que votre employeur vous fournit des appareils mobiles tels que des ordinateurs portables ou des smartphones que vous pouvez utiliser pour travailler de n’importe où. Et cela signifie vraiment n’importe où : dans le train, dans un hôtel ou dans le petit café du coin. Vous pouvez même demander cette déduction si vous choisissez de travailler à domicile volontairement. 

En revanche, un véritable « bureau à domicile » est un lieu de travail fixe à la maison. Le forfait pour le bureau à domicile ne s’applique qu’à ce dernier, bien que vous puissiez avoir droit à différents remboursements d’impôts pour les dépenses liées au travail si vous faites partie du groupe « travail mobile ».

À titre de comparaison, l’Irlande gère les choses un peu différemment. Les travailleurs irlandais qui ont conclu un accord officiel avec leur employeur les obligeant à travailler à domicile ont droit à une indemnité journalière fixe de 3,20 €. Par conséquent, les employés irlandais ont droit à la deuxième déduction la plus élevée, avec un total annuel de 736 € sur une période de 230 jours de travail par an (la mesure standard utilisée pour cette analyse).

* Le critère de 230 jours ouvrables est basé sur un exemple de calcul comprenant le temps de travail annuel d’un employé régulier à temps plein et déduisant les jours fériés et les quatre semaines de congés payés minimum de l’UE par an. Le temps réellement applicable peut varier selon les pays. 

Les pays suivants offrent des démarches réglementaires similaires : la France offre un total de 598 € par an ou  2,6 € par jour, les Pays-Bas ont un maximum annuel de 460 € (2 € par jour), et la Grèce accorde 336 € par an et 1,46 € par jour. Le gouvernement autrichien offre 300 € par an ou 3 € par jour pour un maximum de 100 jours. 

Voici comment procéder :

• Trouvez les bonnes sources : recherchez les informations officielles en consultant, par exemple, les dernières données publiées par les sites gouvernementaux ou l’administration fiscale des pays concernés. Interrogez vos amis, votre entreprise ou des experts de confiance au cas où il y aurait une barrière linguistique et que les informations nécessaires ne seraient pas disponibles dans une langue que vous comprenez parfaitement.
• Venez-en au fait : concentrez-vous spécifiquement sur les réglementations relatives au télétravail et à la fiscalité. 
• Entrez dans le vif du sujet : renseignez-vous et déterminez ce qui s’applique à votre cas, les critères à remplir, les informations requises par les autorités, les délais à respecter, etc. Veillez à prendre des notes sur tout ce qui s’applique à votre situation personnelle.
• Préparez vos documents administratifs : rassemblez tous les documents détaillés qui justifient vos demandes d’éligibilité. Si vous avez besoin de documents spécifiques de la part de votre employeur ou de votre gouvernement, sachez que cela peut prendre un certain temps avant que tout vous parvienne.
• Déposez votre déclaration de revenus : fournissez l’ensemble des documents aux autorités fiscales locales, en prenant soin de respecter les délais impartis.

Assurez-vous de consulter régulièrement le règlement de votre pays.

La législation en matière d’impôts et de télétravail évolue rapidement. Assurez-vous de vérifier comment votre gouvernement accorde des allégements fiscaux par le biais de différents systèmes, tels que les déductions fiscales ou les remboursements. Par exemple, aux Pays-Bas, les employés qui ne sont pas autorisés à travailler à distance peuvent demander une déduction fiscale allant jusqu’à 0,23 € par kilomètre parcouru pour se rendre sur leur lieu de travail. Les Autrichiens qui travaillent à distance peuvent se faire rembourser les frais de mobilier adéquat pour leur lieu de travail hors du bureau, jusqu’à 150 € par an. D’autres possibilités similaires peuvent également s’appliquer à votre pays.

Comme le montrent les données, il existe de nombreuses réglementations différentes, et il est utile de se tenir au courant des développements actuels. 

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À propos de cette analyse

Cette analyse se fonde sur les réglementations gouvernementales officielles ou sur le contexte fourni par des juristes professionnels ayant une longue expérience en la matière. Les onze pays analysés sont les suivants : Pays-Bas, Allemagne, Espagne, Italie, Autriche, Irlande, Belgique, Portugal, Grèce, Pologne et France. Les montants annuels sont calculés sur la base de 230 jours de travail par an, sauf si un montant maximal applicable différent était déjà spécifié dans la réglementation correspondante. La métrique de 230 jours ouvrables est basée sur un exemple de calcul incluant le temps de travail annuel d’un employé régulier à temps plein et déduisant les jours fériés et le minimum européen de quatre semaines de congés payés par an. Le temps réellement applicable peut varier selon les pays.