Agevolazioni fiscali: come viene tassato il lavoro da casa in Europa

Che si tratti di pause spontanee, riunioni in tuta o un tragitto di 30 secondi dal letto alla scrivania, lavorare da casa ha sicuramente dei vantaggi. Molte persone hanno iniziato a lavorare da casa con lo scoppio della pandemia, che ha implicato una fase di blocco in tutto il mondo. Per evitare il collasso delle economie e mantenere le imprese, molti datori di lavoro hanno preferito il lavoro da casa. In seguito, diversi governi hanno adeguato le norme fiscali per il lavoro a distanza e gli esperti del settore hanno convenuto che l'onere finanziario aggiuntivo non dovrebbe ricadere esclusivamente sui dipendenti. Tramite una ricerca, abbiamo scoperto che esistono molte differenze su questo argomento tra i vari paesi europei. Continua a leggere per visualizzare una panoramica delle normative fiscali in vigore in tutta Europa e scoprire se anche tu potrai beneficiare di queste agevolazioni.

Abbiamo analizzato le normative fiscali in 11 paesi europei: Paesi Bassi, Germania, Spagna, Italia, Austria, Irlanda, Belgio, Portogallo, Grecia, Polonia e Francia, e possiamo confermare che sono presenti differenze significative a seconda del paese. Ti stai chiedendo quale paese offre le migliori agevolazioni per il lavoro da remoto? Ecco un suggerimento: si tratta di un paese che confina con la Germania, i Paesi Bassi, il Lussemburgo e la Francia. È famoso per un ortaggio che prende il nome dalla sua capitale e finisce in "sprouts". Per ora, concentriamoci sui governi in cui le normative sugli sgravi fiscali non sono ancora entrate in vigore.

In quattro degli undici paesi esaminati, i regolamenti forfettari non esistono ancora o devono essere negoziati con il datore di lavoro.           In Spagna, ad esempio, le aziende sono incoraggiate ad assumersi volontariamente la responsabilità di compensare i dipendenti, ma attualmente non esiste nessuna norma per quanto riguarda un rimborso fiscale specifico. Il datore di lavoro è obbligato legalmente a fornire o coprire i costi per le attrezzature e gli strumenti necessari a chi lavora da casa al fine di poter svolgere con successo il loro lavoro. 

In Italia, ci sono tre opzioni per sostenere i lavoratori: 

1. I datori di lavoro possono acquistare direttamente le attrezzature necessarie, come hardware o materiali da ufficio
2. I contributi vengono concordati individualmente 
3. I lavoratori ricevono rimborsi sulle spese lavorative (spese di viaggio, alloggio, pasti, ecc.)

I datori di lavoro possono modificare o aggiungere delle sezioni nei contratti dei dipendenti,  in modo da permettere loro di percepire un rimborso.

Il Portogallo non offre nessuna normativa giuridicamente vincolante. Tuttavia, ci sono ancora delle possibilità per i datori di lavoro di rimborsare alcune spese relative al lavoro da casa. In assenza di un quadro giuridico, ci si basa principalmente su accordi diretti tra i dipendenti e i datori. In ogni caso, questi ultimi dovrebbero mettere per iscritto tutti gli accordi, che devono essere firmati da tutti i soggetti coinvolti. 

Altri paesi, come la Polonia, sono ancora in procinto di emanare leggi al riguardo. Il governo polacco sta lavorando al fine di adattare le norme esistenti e mettere a disposizione dei dipendenti maggiori sgravi fiscali. Attualmente, la decisione di rimborsare il lavoro da casa spetta ancora a ogni datore di lavoro e non è assolutamente obbligatoria. Gli esperti prevedono delle revisioni entro l'autunno 2022: il rimborso dei costi di elettricità, telefono e internet potrebbe quindi diventare obbligatorio.

Le normative più favorevoli ai lavoratori sono state messe in atto in Belgio. L'importo massimo ammonta a una somma forfettaria settimanale fissa di 142,95 €. Le uniche condizioni da rispettare sono le seguenti: i dipendenti sono tenuti a lavorare da casa almeno un giorno intero a settimana.

Per rendere le cose ancora più semplici, i dipendenti possono organizzare il loro tempo in base alle loro esigenze personali. Potresti lavorare un’intera settimana da casa, ad esempio, e recarti in ufficio il resto del mese, oppure potresti lavorare da casa solo due ore al giorno. Facendo un calcolo su base mensile, raggiungeresti un totale di 1.715,40 € all'anno completamente esente da tasse.

L'Irlanda, in confronto, gestisce le cose in modo leggermente diverso. I lavoratori irlandesi che hanno un accordo formale con il proprio datore di lavoro per il quale devono lavorare da casa, hanno diritto a una diaria fissa di 3,20 €. Pertanto, i dipendenti in Irlanda hanno diritto alla seconda detrazione più alta, con un totale annuo di 736 € nel corso di 230 giorni lavorativi all'anno (la media standard utilizzata per effettuare questa ricerca). 

I lavoratori in Germania saranno felici di scoprire che si trovano al terzo posto nella classifica delle detrazioni fiscali. Con 5 € al giorno, l'importo forfettario giornaliero è in realtà il secondo più alto, ma il governo tedesco ha impostato un limite massimo di 120 giorni o 600 € all'anno. Inoltre, il processo è completamente differente: i lavoratori tedeschi devono reclamare il denaro tramite la dichiarazione dei redditi a fine anno, invece di riceverlo insieme allo stipendio.

In più, la legge tedesca effettua una distinzione tra il  "lavoro mobile" e il "lavoro da casa." Entrambi implicano che non lavori presso la sede del tuo datore di lavoro, ma ci sono delle differenze importanti: "lavoro mobile" significa che il tuo datore di lavoro ti fornisce dispositivi digitali, come computer o smartphone, da poter utilizzare per lavorare da qualsiasi luogo. E questo significa davvero ovunque: sul treno, in hotel o in un bar. In più, puoi richiedere questa detrazione anche scegliendo di lavorare da casa volontariamente. 

Un vero e proprio "home office", invece, è un posto di lavoro fisso in casa. La somma forfettaria dell'home office si applica solo a quest'ultimo, ma potresti comunque avere diritto a rimborsi legati alle spese lavorative se fai parte del "lavoro mobile".

* La media di 230 giorni lavorativi si basa su un calcolo esemplificativo che include il tempo di lavoro di un dipendente a tempo pieno su una base annua, la detrazione dei giorni festivi e il minimo di quattro settimane di ferie retribuite all'anno nell'UE. Il tempo effettivo può variare in base al paese.

I seguenti paesi offrono normative simili: la Francia offre un totale di 580 € all'anno o 2,52 € al giorno, i Paesi Bassi hanno un massimo annuo di 460 € (2 € al giorno), la Grecia 336 € all'anno (1,46 € al giorno) e il governo in Austria offre 300 € all'anno, o 3 € al giorno, per un massimo di 100 giorni.

Ecco cosa dovresti fare:

• Trova le fonti giuste: cerca informazioni governative ufficiali e soprattutto aggiornate. Chiedi agli amici, alla tua azienda o a esperti nel caso in cui le informazioni di cui hai bisogno non siano disponibili in maniera chiara o in una lingua che conosci.
• Arriva al punto: ricerca specificamente per i regolamenti in materia di lavoro da casa e la tassazione.
• Approfondisci: cerca di capire quali criteri devono essere rispettati, quali informazioni richiedono le autorità, che tempistica si applica, ecc. Assicurati di prendere appunti su tutto.    
• Prepara una serie di documenti: raccogli la documentazione dettagliata che supporta le tue richieste. Se hai bisogno di documentazione specifica dal tuo datore di lavoro o dal governo, considera che potrebbe volerci un po' di tempo prima di ricevere tutti i documenti richiesti.
• Effettua la dichiarazione dei redditi: fornisci i documenti raccolti alle autorità fiscali locali e assicurati di consegnare tutto entro la data di scadenza.

Nonostante la pandemia si sia alleggerita, sta ancora influenzato le decisioni dei legislatori in diversi paesi. Con l’abbassarsi delle temperature, vari problemi legati al COVID si diffonderanno nuovamente. Inoltre, sono ancora in vigore molte normative non correlate alla pandemia emesse in passato in vari codici fiscali nazionali.

Assicurati di controllare in che modo il tuo governo concede agevolazioni fiscali attraverso detrazioni fiscali o rimborsi. Nei Paesi Bassi, ad esempio, i dipendenti che non sono autorizzati a lavorare da remoto possono richiedere una detrazione fiscale fino a 0,19 € per km percorso per giungere sul posto di lavoro. Gli austriaci che lavorano a distanza possono ottenere il rimborso dei costi per l’attrezzatura impiegata, fino a 150 € all'anno. Altre opportunità simili potrebbero valere anche nel tuo paese. 

Come mostrano i dati, esistono numerose normative differenti, e vale la pena rimanere al passo con gli sviluppi. Noi di N26 vogliamo aiutarti a prendere decisioni informate e a sfruttare ogni opportunità di risparmio che ti viene concessa.

Informazioni sull'analisi Questa analisi si basa su regolamenti governativi ufficiali o sul contesto fornito da avvocati professionisti con esperienza sull'argomento. Gli undici paesi analizzati sono Paesi Bassi, Germania, Spagna, Italia, Austria, Irlanda, Belgio, Portogallo, Grecia, Polonia e Francia. Gli importi annuali sono calcolati sulla base di 230 giorni lavorativi all'anno, a meno che non fosse già specificato un importo massimo applicabile differente nel regolamento. La media di 230 giorni lavorativi si basa su un calcolo esemplificativo che include il tempo di lavoro di un dipendente regolare a tempo pieno all'anno, tenendo conto della detrazione dei giorni festivi e il minimo di quattro settimane di ferie retribuite all'anno nell'UE. Il tempo effettivo applicabile può variare a seconda del paese.